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Comités de la section
La Section, qui compte environ 25 000 membres, a une charge de travail considérable. Le conseil d’administration a mis sur pied plusieurs comités et groupes de travail, chargés de s’attaquer aux tâches que doit accomplir la Section et d’offrir un certain nombre de services permanents aux membres. Cette organisation des responsabilités n’est pas statique, puisque nous devons constamment relever de nouveaux défis. Tous les directeurs siègent à au moins un comité ou groupe de travail, et nous comptons également sur l’aide de plusieurs membres de la Section.
Voici la liste des comités et groupes en 2007 :
* Portefeuille de la santé - RSSFP et RSDP
* Groupe de soutien aux personnes en deuil
Comité exécutif
Le comité exécutif est formé du président de la Section, d’un président sortant, des deux vice-présidents, du trésorier et du secrétaire.
Il a pour mandat :
• de veiller à ce que les activités courantes de la Section soient gérées avec efficacité, et de manière qu’il soit possible d’en rendre compte entièrement (au moyen d’une vérification);
• de recevoir des rapports provisoires établis par le trésorier, le directeur général et d’autres personnes, au besoin;
• de rester en relations avec les présidents des comités de la Section, selon les besoins, pour vérifier que l’on prend les mesures nécessaires afin d’appliquer les décisions du conseil; pour s’efforcer de remédier aux contraintes opérationnelles auxquelles se heurtent les autres comités de la Section dans la réalisation de leurs plans d’action approuvés; pour faciliter la coordination du travail de différents comités, lorsqu’il y a lieu; et pour savoir quelles questions les présidents des comités désirent mettre à l’ordre du jour des réunions du conseil;
• d’exercer son activité dans les limites du pouvoir de dépenser qui lui est délégué par le conseil d’administration de la Section;
• de respecter toutes les autres directives écrites qu’il peut recevoir, de temps à autre, du conseil d’administration de la Section;
• de nouer et d’entretenir des relations avec d’autres organismes dont les centres d’intérêt sont identiques ou semblables à ceux de la Section;
• de dresser l’ordre du jour des réunions du conseil d’administration ainsi que des assemblées annuelles et des autres assemblées générales de la Section;
• d’engager tous les membres du personnel du bureau de section et d’approuver leur rémunération;
• de se doter de ses propres façons de procéder;
• de rédiger un procès-verbal de toutes ses réunions;
• de prendre note des faits nouveaux qui ont des incidences sur les intérêts des membres de la Section, et d’agir en conséquence;
• de faire tout ce qui est nécessaire pour assurer l’exécution des décisions du conseil; d’agir notamment, entre les réunions du conseil, de manière à se tenir au courant de toutes les questions qui ont trait à l’administration ou aux activités de la Section, ou dont celle-ci doit s’occuper sans retard, et à prendre les mesures qui s’imposent, avec les pleins pouvoirs et à la place du conseil.
Comité des Communications
Font partie du comité le rédacteur du Rapport de la Section d’Ottawa (bulletin CONTACT), le webmestre de la Section ainsi qu’un représentant du comité des adhésions et des services aux membres. Le président de la Section d’Ottawa est membre d’office et possède le droit de vote. Le directeur général est lui aussi membre d’office, mais n’a pas le droit de vote.
Le comité est aussi formé d’au moins deux membres du conseil de la Section d’Ottawa (le président du comité et au moins une autre personne) et d’au moins deux autres bénévoles, qui ne font pas partie du conseil mais doivent être membres de la Section d’Ottawa. On veille à préserver l’équilibre entre le nombre de membres du conseil et celui des autres bénévoles.
Le comité des communications est chargé :
1) de veiller à ce que les messages que diffuse la Section, et les supports utilisés, soient appropriés et efficaces, et d’en évaluer la qualité;
2) d’élaborer, de présenter avec clarté et de diffuser des messages touchant les politiques et les programmes de l’ANRF;
3) de créer des stratégies et des méthodes permettant de mieux communiquer avec les groupes cibles de la Section.
Le comité des communications harmonise son action avec les politiques et les programmes complémentaires du Bureau national de l’ANRF, dans le but de :
a) faire mieux connaître, au sein de la collectivité, l’ANRF, ses services et ses activités;
b) veiller à ce que tous les membres de la Section d’Ottawa reçoivent l’information indispensable sur leurs prestations, les soins de santé et le mode de vie des retraités;
c) faire valoir les avantages que la Section d’Ottawa offre à ses adhérents et soutenir les activités de recrutement de l’ANRF;
d) optimiser toutes les fonctions de communication par l’utilisation stratégique des technologies de l’information.
Voici le Comité des communications en réunion:
Comité des adhésions et des services aux membres (ASM)
Le comité est formé d’au moins un membre du conseil de la Section d’Ottawa et d’au moins deux autres bénévoles, qui doivent être membres de la Section d’Ottawa. Le président de la Section d’Ottawa en fait partie d’office – de même que le directeur général, qui n’a cependant pas le droit de vote.
De manière générale, le comité des ASM est constitué de membres du conseil de la Section d’Ottawa et d’autres bénévoles, selon ce que le président du comité juge approprié.
Le comité des ASM de la Section d’Ottawa s’efforce de trouver et de mettre en œuvre des moyens d’accroître l’intérêt que présente l’adhésion à l’ANRF, tant pour les membres actuels que pour les membres potentiels.
• Proposer aux membres de la Section un éventail intéressant de produits et services à prix avantageux, et exercer la supervision s’y rapportant;
• En collaboration avec le comité des communications de la Section, tenir à jour la documentation relative aux services s’adressant aux membres;
• Fournir, par l’entremise d’un sous-comité, des services de soutien administratif aux membres en deuil;
• Organiser des enquêtes, des réunions de groupes de réflexion et d’autres activités visant à recueillir, pour analyse, le point de vue tant des membres actuels que des membres potentiels;
• Fournir, tant aux membres actuels qu’aux membres potentiels, des conseils et une aide visant à résoudre ou à tirer au clair des questions se rapportant à la retraite et aux comptes de pensions;
• Tenir des activités qui donnent aux membres l’occasion de se rencontrer pour échanger des idées et de l’information.
Comité des politiques et des résolutions (PR)
Le comité est formé d’au moins deux membres du conseil de la Section d’Ottawa et d’au moins deux autres bénévoles, qui doivent être membres de la Section. Le président de la Section d’Ottawa en fait partie d’office et a le droit de vote. Le directeur général en fait aussi partie d’office, mais n’a pas le droit de vote. Le président du comité doit être membre du conseil.
1. Le comité des PR étudie les problèmes que signalent ses membres ou que lui soumettent soit les autres comités, soit le comité exécutif ou le conseil d’administration, et réunit dans chaque cas la documentation appropriée.
2. Ce travail de documentation peut entraîner l’établissement de recommandations, de propositions, de projets de résolutions et de plans d’action, etc. destinés au conseil. Ces textes, sur lesquels le conseil est invité à se pencher, peuvent prendre plus particulièrement la forme de projets de politiques ou de modifications touchant les politiques ou les règlements de la Section.
3. Le comité des PR examine les politiques et les règlements de la Section et du Bureau national afin de collaborer à l’établissement d’un guide des politiques de la Section.
Comité des technologies de l’information (TI)
Le comité est formé d’au moins un membre du conseil de la Section d’Ottawa et d’au moins deux autres bénévoles, qui doivent être membres de la Section. Le président de la Section d’Ottawa en fait partie d’office et a le droit de vote. Le directeur général en fait aussi partie d’office; il lui appartient d’établir le calendrier de mise en œuvre de toute nouvelle technique ou méthode qui doit être appliquée par des employés ou des bénévoles de la Section, ou qui nécessite la formation d’employés ou de bénévoles. De manière générale, le comité des TI est constitué de membres du conseil et d’autres bénévoles de la Section d’Ottawa, selon ce que le président du comité juge approprié.
Le comité des TI a pour objectif principal de trouver des moyens par lesquels les TI peuvent nous aider, d’une part, à donner de la Section une image de professionnalisme; et, d’autre part, à économiser de l’argent et à utiliser au mieux les ressources dont nous disposons. Le comité s’occupe également de déterminer quelles solutions nous conviennent le mieux au chapitre des services Internet, du matériel et du logiciel; de plus, en collaboration avec le directeur général, il aide le personnel de la Section à mettre en œuvre les nouvelles techniques et méthodes.
Il est chargé notamment des fonctions suivantes :
• accroître la capacité de la Section de communiquer avec ses membres par des moyens électroniques;
• étudier la possibilité d’utiliser des CD plutôt que des imprimés coûteux à distribuer, lorsque c’est acceptable, aux séminaires de préparation à la retraite et aux séances de formation s’adressant au personnel des RH;
• s’occuper de la mise en place et de la surveillance de systèmes de formulaires interactifs dans le site Web de la Section;
• mettre sur pied un système de paiement des cotisations en ligne et en assurer la gestion;
• fournir aux autres sections de l’ANRF un accès par serveur aux brochures de recrutement, aux textes de marketing et à d’autres documents touchant le programme de recrutement et de marketing de la Section d’Ottawa;
• mettre en application des programmes et des solutions logicielles qui aident les administrateurs et le personnel de la Section à faire preuve d’une plus grande efficacité dans le classement et la recherche de documents, afin d’améliorer la prise de décision;
• retenir et gérer, au besoin, les services d’entrepreneurs du domaine des TI.
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